Тайм-менеджмент: составляем ежедневный план

Задыхаясь в бешеном ритме современной жизни, который особенно ощутим в мегаполисах, мы сталкиваемся с дилеммой: либо подстраиваться под него, либо действовать в своем собственном ритме, неизбежно теряя время, деньги и возможности. Большинство людей, особенно успешных или желающих стать таковыми, вынуждены приспосабливаться к существующим правилам игры, регламентирующим в первую очередь профессиональную сферу. И вот здесь-то так называемый тайм-менеджмент, то есть навыки управления собственным временем, выходит на первый план, определяя продуктивность нашей работы и, как следствие, – ее результаты и эффективность.

Можете ли вы утверждать, что справляетесь с планированием вашего рабочего дня?

Если вы постоянно спешите, вынуждены работать дома по вечерам, не имеете четкого плана работы на день и долгосрочных целей, не знаете, сколько времени необходимо для выполнения той или иной работы – ваши навыки планирования времени определенно требуют улучшения.

Определяем приоритетные цели

Научиться эффективному планированию не так уж и сложно. Прежде всего, это полезный навык, который перерастает в привычку при условии его ежедневного повторения на протяжении некоторого времени, как правило, одного-двух месяцев. Уделяя этому процессу на первых порах всего лишь 10-15 времени каждый день, вы вскоре с удивлением обнаружите, что свободного времени становится больше, и это и есть то самое время, которое вы можете уделить самому себе, своей личной жизни, друзьям, семье или любимому хобби.

Первый шаг на пути к эффективному планированию – правильное определение долгосрочных целей и выделение наиболее приоритетных из них на каждом этапе жизненного пути. Это необходимо для составления планов на год, на месяц, на неделю и на каждый день, ведь только хорошо осознавая, куда вы идете, вы сможете определить, является ли каждое конкретное дело действительно важным, ведет ли оно вас к заветной цели или, наоборот, уводит от нее.

Только по завершении этого шага необходимо переходить к конкретным планам на более короткие промежутки времени. При этом цели, в том числе и долгосрочные, требуют периодической ревизии. Ведь если цель изменилась или потеряла свою актуальность, это повлечет изменения приоритетов, и, соответственно, ежемесячных и ежедневных планов.

Базовые принципы планирования

Составляя ежедневный план дел, учитывайте следующие моменты:

1. Учитывайте сложность каждого дела и постарайтесь как можно точнее определить временные затраты на его выполнение.

Практика показывает, что это не так уж и просто. Мы четко знаем, сколько времени занимает дорога на работу, но определить, два или три часа необходимы на составление отчета, бывает достаточно затруднительно. Хорошим помощником в этом случае будет хронометраж. Постоянно наблюдая за собой и фиксируя время, которое вы затратили на то или иное дело, в дальнейшем вы сможете гораздо более точно составлять план работы на каждый день.

2. Планируйте ежедневно 2-3 важных и 4-5 второстепенных дел.

Не пытайтесь выполнить много дел одновременно. Учитывайте, что имеет смысл планировать не более 50% рабочего времени, так как всегда возможны неожиданные срочные дела, задержки, ожидания, кризисы и проблемы, которые невозможно заранее предвидеть. Однако, запланировав всего несколько важных дел и четко следуя этому плану, вы не только будете удовлетворены эффективностью и результатами работы, но и высвободите немного свободного времени, которым сможете распоряжаться по своему усмотрению.

3. Ведите записи!

Ведь любое намерение становится планом, только когда оно перенесено на бумагу (или хранится в электронном виде). Всевозможные ежедневники и органайзеры станут вашими верными помощниками, планируете ли вы деловые встречи, важные звонки или отдых и свободное время. Записи не позволят вам забыть о важных мероприятиях, и позволят более эффективно распланировать свое время не только на день, но и на недели и месяцы вперед. К тому же, с помощью ежедневников легко контролировать эффективность расходования времени. Незавершенные в срок дела вы будете вынуждены переносить на более позднее время. Это позволит вам оценить, насколько точно вы рассчитали время, необходимое для их выполнения, и при необходимости в дальнейшем выделять для подобных дел больший срок.

Все, что вам нужно для эффективного распоряжения своим временем – это планирование. Приобретя этот полезный навык, вы сможете работать более продуктивно и более осознанно, и получать удовлетворение от достигнутых за короткий срок высоких результатов работы.

Помните, время – это не только деньги, это гораздо более ценный и ничем не заменяемый ресурс. Грамотное распоряжение им жизненно необходимо каждому из нас.